Servidores debatem manutenção e arquivamento dos documentos da administração municipal

Campo Grande, 25/08/2017 às 17:43

Membros do Grupo de Trabalho, instituído pelo decreto n. 13.153, de 12 de maio deste ano, que trata da elaboração do Manual de Procedimento Administrativo, se reuniram na tarde de quinta-feira (24) com os integrantes da Comissão Permanente de Revisão e Atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos do Município.

A discussão foi sobre o Decreto n. 10.696, de 23 de dezembro de 2008, que trata dos prazos e condições do arquivamento e descarte dos documentos dos órgãos e entidades da Prefeitura de Campo Grande.

De acordo com a servidora responsável pelo setor de Gerência de Documentação e Arquivo da Prefeitura, Helen Rejane de Oliveira, é importante e necessário maior atenção na elaboração e manutenção do material produzido. “No setor, há vários documentos que tratam do mesmo assunto, processos em duplicidade, e isso acaba sobrecarregando o arquivo”, afirma.

Ainda segundo os membros da Comissão Permanente, uma das soluções seria a avaliação e catalogação dos documentos já existentes na administração municipal. Isso facilitará a padronização dos atos e procedimentos na administração pública.

O coordenador do Grupo de Trabalho e Secretário da CGM, Evandro Bandeira, sugeriu a integração de servidores da prefeitura com funcionários de outros municípios que já apresentam excelência nesse trabalho, citando como exemplo, alguns modelos do Estado de São Paulo. “São sistemas de gerenciamento de documentos públicos que interligam informações do contribuinte. Uma troca de experiência que sinaliza um passo importante para o início dos trabalhos”, acrescenta.

De acordo com a servidora Helen Rejane, uma solicitação foi encaminhada aos órgãos da prefeitura, considerando que o prazo para a revisão de documentos vence em outubro. “Com esse levantamento, vamos conseguir criar estratégias de melhoria e desafogar o arquivo”, finaliza.

Um dos objetivos de instituir o Manual de Procedimento é justamente auxiliar o servidor municipal na rotina de suas atividades, definindo de forma atualizada e padronizada, a linguagem e metodologia a serem utilizadas na elaboração dos documentos administrativos, criando ferramentas inteligentes capazes de agregar informações, aperfeiçoando os princípios da economicidade e eficiência, por exemplo.