O que é o SEI?
O SEI é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades com intuito de modernizar as rotinas de trabalho e de gestão de documentos, promovendo maior eficiência administrativa. O SEI foi o sistema escolhido pelo projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), que visa ofertar uma infraestrutura para tramitação de processos em meio eletrônico em todas as esferas da administração pública. É um sistema que pode ser visto como um aliado no dia a dia dos servidores, trazendo agilidade, produtividade e maior qualidade ao trabalho desenvolvido.
Quem pode acessar o SEI?
Servidor Efetivo, servidor com cargo em comissão. Além desses, sob demanda da chefia imediata servidores sob o regime PRIMT e estagiários (acima de 18 anos). Nos casos em que o vínculo possui vínculo temporário, a data de expiração deve ser informada.
Como faço o login de acesso no SEI?
O login do SEI será o mesmo utilizado para acesso à rede, após seu termo de solicitação de acesso preenchido, assinado por você e seu chefe imediato.
Para solicitar o acesso veja o link: https://www.campogrande.ms.gov.br/agetec/downloads/formularios-e-solicitacoes/.
Posso acessar o SEI de casa?
Sim. O SEI pode ser acessado de qualquer dispositivo com Internet, seja computador, notebook, tablet e smartphone o que traz agilidade aos trâmites processuais.
Como faço para acessar o SEI?
O acesso ao sistema poderá ser feito no dispositivo escolhido, por meio do endereço http://sei.campogrande.ms.gov.br , utilize o seu login de acesso à rede, na dúvida do login correto, entre em contato com a AGETEC através do Ramal 3300.
Qual o navegador devo usar para acessar o SEI?
Recomenda-se sempre a utilização do Google Chrome, no entanto, todos os navegadores podem ser utilizados
O SEI possui workflow (automação de fluxo de trabalho)?
Não. Porém, essa é uma característica bastante positiva do sistema, já que isso permite que o SEI se adapte facilmente a diferentes contextos e instituições. O SEI proporciona a realização de um eficiente fluxo de trabalho de forma inovadora, já que não é mais necessário que o processo tenha um fluxo linear. Isso quer dizer que um mesmo processo pode ser acessado por diferentes unidades simultaneamente, o que gera maior produtividade e redução de prazos. Isso permite uma implantação mais simples e rápida do SEI nas instituições.
O que é processo nato-digital?
O processo nato digital é aquele que se originou já em meio eletrônico, em vez de ter sido protocolado e autuado em meio físico (papel), podendo ser composto tanto por documentos nato-digitais quanto digitalizados.
O que é documento nato-digital?
Documento nato-digital é aquele criado originalmente em meio eletrônico, nascido em formato digital.
Como faço anexação de processo?
Para anexar um processo é necessário um despacho da autoridade competente, conforme Apostila do SEI, determinando a realização do procedimento. O processo secundário – que será anexado – deve estar aberto somente na unidade que realizará a anexação. Antes de anexar é necessário verificar se há documentos pendentes de assinatura, pois após a anexação essa ação não poderá ser realizada.
Atenção: processos sigilosos não podem ser anexados.
O que é atribuir processo?
É uma função utilizada para atribuir um processo a um usuário da unidade. Os processos atribuídos aparecem com no nome do usuário na tela de Controle de Processos.
Consigo atribuir processo a mais de uma pessoa?
Não. A funcionalidade de atribuição de processo (representado pelo ícone pasta amarela e boneco preto) é justamente a individualização do processo, ou seja, somente uma pessoa ficará responsável pelo processo.
Se minha unidade já realizou todas as atividades solicitadas no processo e já não tem mais providência a ser realizada nele, como proceder?
Se as ações a serem realizadas no processo por sua unidade foram finalizadas o processo deve ser encaminhado para providências ou deve-se Concluir Processo, através da funcionalidade Concluir Processo (representado pelo ícone da pasta amarela sobre a mão e um x vermelho).
Com isso, o processo sumirá da tela de Controle de Processos. Se quiser consultar o processo em outros momentos poderá colocá-lo em Bloco Interno ou em Acompanhamento Especial (representado pelo ícone do olho), para facilitar o acesso, e depois concluir.
Como apenso um processo a outro no SEI?
Não existe apensação no SEI, a funcionalidade existente para isso é Relacionamento de Processos (representado pelo ícone seta azul e seta verde), por meio dela relacionam-se processos que possuam alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares), porém, os processos são autônomos.
Devo imprimir documentos produzidos no SEI para arquivá-los?
Não. O processo no SEI é realizado por completo em formato eletrônico e não há necessidade de impressão para arquivamento. Para conhecimento do histórico, todo o trâmite fica registrado no andamento do processo, identificando a ação realizada e o usuário que realizou. Para verificar o trâmite completo do processo basta clicar a lupa, que fica abaixo da Árvore do Processo e clicar em Consultar Andamento (representado pelo ícone da lupa).
Existe numeração de páginas de processo no SEI?
Não. No SEI cada documento recebe um número único que possibilita referenciá-lo, também chamado DOC-SEI.
Como é a numeração de correspondências no SEI?
Documentos do tipo correspondência (ofícios e memorandos) possuem numeração automática no SEI.
Existe limite de inserção de documentos em um processo no SEI?
Não há limites para inclusão de documentos em um processo SEI, no entanto, a cada 20 (vinte) documentos, o sistema cria automaticamente, subpastas, para facilitar a visualização da árvore do processo.
O que é a árvore do processo?
A árvore do processo é composta pela sequência de documentos que o compõem.
Por que digitalizar um documento?
Documentos físicos deve ser digitalizados para serem cadastrados no SEI como documento externo.
Qual o padrão para digitalizar documentos?
O padrão de digitalização deve ser de 150 dpi, monocromático e com OCR (Optical Character Recognition). Solicite à equipe de suporte de TI da AGETEC a configuração dos scanners para 150 dpi, monocromático e OCR.
Quais formatos são permitidos para inclusão de documento externo?
As configurações do SEI em Campo Grande permitem a grande maioria dos formatos conhecidos de arquivos, contudo inicialmente o tamanho máximo dos arquivos está limitado a 200 Mega bytes.
Qual a diferença entre os tipos de formatos de documento externo?
1. Nato Digital: Documento nato-digital é aquele criado originalmente em meio eletrônico, nascido em formato digital.
2. Digitalizado nesta unidade: Documento digitalizado neste unidade é aquele recebido fisicamente (em papel) e digitalizado para incluí-lo no SEI. O documento digitalizado pode ser:
2.1. Cópia simples – cópias de documentos, xerox;
2.2. Cópia autenticada por cartório – neste caso, incluir nesta opção apenas aqueles documentos que foram autenticadas em cartório. Exemplo: Carta de Exclusividade de Empresa de Base de Dados de Periódicos;
2.3. Cópia autenticada administrativamente – neste caso, escolher esta opção, se ver que existe um original e a cópia for digitalizada. É o caso de dar a fé em documento público.
2.4. Documento original – quando é digitalizado o documento original. Essa opção somente deve ser escolhida se o usuário estiver de posse do documento digitalizado.
Preciso acompanhar um processo que sairá da minha unidade, como faço?
O processo pode ser colocado em Acompanhamento Especial (representado pelo ícone do olho) ou em Bloco Interno (representado pelo ícone folha em branco e livros) para organização interna e facilidade de acesso dos usuários da unidade. Os Blocos Internos podem ser criados por assuntos, por exemplo, Bloco Interno chamado Férias poderá guardar todos os processos de férias dos usuários da unidade neste bloco, facilitando a localização dos processos.
Posso colocar uma foto no SEI?
Sim. Na tela de edição do documento é permitido inserir imagem, lembrando sempre do tamanho máximo atualmetne parametrizado. Imagem também pode ser cadastrada como documento na árvore do processo.
O documento EXCLUÍDO some ou fica algum registro?
Documento excluído não deixa qualquer rastro na árvore do processo. Funciona como se estivéssemos criando uma minuta em meio físico e rasgássemos o papel, após verificarmos ser desnecessário dar seguimento à finalização do documento. No entanto, dados da criação podem ser recuperados por meio de auditoria.
Posso excluir um documento de um processo?
Pode. A exclusão é permitida para documentos criados em sua unidade e não assinados, mas lembre-se um documento excluído não poderá ser recuperado. Apenas o perfil “usuário” consegue excluir.
O que é cancelar um documento?
A funcionalidade Cancelar um Documento permite que um documento seja cancelado e para isso é necessário justificar o motivo. Apenas o perfil de “Usuário” pode realizar a ação.
O que é cancelar um documento?
A funcionalidade Cancelar um Documento permite que um documento seja cancelado e para isso é necessário justificar o motivo. Apenas o perfil de “Usuário” pode realizar a ação.
O documento CANCELADO some ou fica algum registro?
Documento cancelado fica aparente na árvore do processo (representado pelo ícone quadrado com 2 linhas diagonais com contorno vermelho), no entanto não é possível ler seu conteúdo.
Devemos utilizar esse procedimento com muito critério, pois equivale a retirar do processo um documento validado. Nesse caso, é preciso um despacho da chefia imediata, no qual se justifica o motivo do cancelamento do documento
Enquanto eu estiver produzindo um documento, outra pessoa consegue incluir documentos no processo?
Sim, desde que o processo tenha sido produzido ou enviado para a unidade do usuário. O SEI é um sistema colaborativo, os usuários das unidades em que o processo se encontra aberto, podem trabalhar simultaneamente no processo e fazer a ação de inclusão de documentos.
As alterações em um documento podem ser feitas por mais de um usuário?
Sim, desde que os usuários tenham permissão na mesma unidade onde o documento está sendo produzido. Outra forma de fazer alterações coletivas em um documento é por meio do Bloco de Assinaturas, nesse caso em unidades diferentes.
O documento é salvo automaticamente?
Não, é necessário clicar no botão Salvar, constante na tela de edição de conteúdo, no canto superior esquerdo.
Existe risco de se perder documentos criados no SEI?
Não, pois o SEI tem backups diários para evitar a perda de documentos e informações.
Como pesquisar informações no SEI?
A busca encontra-se disponível na pesquisa e pesquisa avançada para localizar documentos e processos. A pesquisa localiza informações tanto pelos dados de cadastro do processo e documentos, como pelo conteúdo de cada documento. Para a busca no conteúdo de documentos externos (pdf) é necessário que esse tenha passado pelo reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
O que significa OCR, qual a sua importância?
OCR é a sigla referente a Optical Character Recognition (que em português, pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres), utilizada para reconhecer caracteres de documentos em formato PDF. É importante que todos os documentos externos a serem inseridos no sistema passem por esse processo de reconhecimento de caracteres a fim de se tornarem pesquisáveis.
Na pesquisa no SEI, o campo “observação” é público?
O que garante o acesso a essas informações é o nível de acesso. Se for público, é possível ser pesquisado por qualquer usuário, se restrito, somente pelos usuários das unidades onde foi tramitado. Todos os campos de preenchimento do processo ou documento podem ser utilizados para pesquisa.
Como faço nota de rodapé no editor de texto do SEI?
Não existe recurso automático para nota de rodapé no SEI, a referência deve ser feita manualmente.
Existe algum comando para fazer citação?
Não, a citação deve ser feita manualmente, para isso pode-se utilizar no editor de texto do SEI o estilo “Texto Citação”.
Por que o sistema me obriga a colocar nível de acesso no documento?
Para se garantir a segurança das informações cujo nível de acesso deve ser restrito ou sigiloso.
Público, restrito e sigiloso, esses acessos referem-se ao documento ou processo?
O nível de acesso pode ser dado tanto ao processo, quanto ao documento. No entanto, caso o processo seja público, um documento com nível de acesso restrito ou sigiloso “contaminará” todo o processo. Ou seja, se o processo é público, mas colocar um documento restrito, todo o processo fica restrito.
No caso de inserção de um documento ser restrito ou sigiloso, qual hipótese legal colocar?
A hipótese legal depende do teor do documento, se o documento possuir informação da qual o acesso deve ser restrito ou sigiloso, a escolha do nível de acesso deve se basear nessa informação.
Alguma autoridade da P.M.C.G. está autorizada a quebrar o sigilo dos documentos e processos que estão no sistema?
Não existe essa previsão. As alterações de sigilo dos documentos e processos serão feitas conforme a alteração do nível de acesso, por exemplo, ao finalizar uma demanda cujo nível de acesso precisa ser restrito por um tempo e posteriormente pode ser pública.
Sem querer, concluí o processo, o que fazer?
Caso conheça o número do processo, utilize o campo pesquisa simples, informe o número do processo e faça a busca, após encontrar o processo, clique no botão Reabrir Processo. Se o usuário não souber o número do processo, deverá utilizar a pesquisa avançada para fazer a busca. Você também pode utilizar o relatório de Estatísticas da Unidade, ele emite relatório dos processos concluídos na sua unidade.
Este campo de pesquisa é muito difícil, pois não consigo encontrar nada o que eu procuro. Tem alguma ferramenta que pode me ajudar nisso?
Caso você não encontre o seu processo na pesquisa simples, utilize a pesquisa avançada. A partir da pesquisa avançada são apresentados diversos campos de busca, como data de produção, órgão ou unidade produtora, tipo de processo e documento, entre outros.
Se o processo tem prazo para atendimento, o que posso fazer para alertar a área destinatária?
Quando você clica em Enviar Processo, ao final da página, existe o campo de Retorno Programado, que tem a funcionalidade de você programar uma data de retorno de um processo: por data exata, ou por período de dias, sendo úteis ou não.
Na unidade de destino aparecerá o ícone para indicar que é um processo com prazo de Retorno Programado (representado pelo ícone duas setas brancas em um quadrado amarelo).
O que acontece quando o processo com Retorno Programado não é devolvido no prazo?
Quando vence o prazo de retorno, o ícone de Retorno Programado fica vermelho na tela de Controle de Processos servidor, avisando aos servidores daquela unidade da necessidade devolução do processo a unidade de origem.
Como faço para ter controle dos meus processos que envio por Retorno Programado?
Utilize o Menu lateral e clique em Retorno Programado, o sistema apresentará os processos enviados ou recebidos com retorno programado pela unidade. Utilizando o calendário lateral será possível ampliar a pesquisa.
Mesmo que eu tendo enviado o processo ao órgão X, se quiser reiterar este mesmo processo para inserir um documento, eu terei de abrir outro processo?
Não precisa. Você poderá Reabrir Processo e incluir um documento (ofício) nele e reenviar ao órgão X.
Meu chefe precisa assinar um documento produzido em minha unidade, como faço?
O documento deve ser inserido no Bloco de Assinatura e disponibilizado para a unidade do chefe que irá assinar. Após assinar o documento, o bloco deverá ser retornado e o documento excluído do bloco de assinatura.
O que é assinatura com certificado digital?
No âmbito da ICP-Brasil, a assinatura digital possui autenticidade, integridade, confiabilidade – seu autor não poderá, por forças tecnológicas e legais, negar que seja o responsável por seu conteúdo. A assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico e, caso seja feita qualquer alteração no documento, a assinatura se torna inválida. A técnica permite, não só verificar a autoria do documento, mas estabelecer “imutabilidade lógica” do conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo a inserção de mais um espaço entre duas palavras, invalida a assinatura. (Fonte: Assinatura Digital )
Como funciona a certificação digital?
Permite a identificação segura e inequívoca do autor de mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a web. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora – AC que, seguindo regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. Os certificados contêm os dados de seu titular conforme detalhado na Política de Segurança de cada Autoridade Certificadora. (Fonte: Certificação Digital ).
Posso assinar documentos no SEI com certificado digital?
Sim, com o certificado e-CPF.
Como serão feitas as minutas no SEI?
Minutas não são documentos assinados, por isso não há como enviá-las a outras unidades, a não ser via Bloco de Assinatura ou disponibilizadas para conhecimento por meio do Bloco de Reuniões. As minutas também por ser encaminhadas no conteúdo de um documento do tipo memorando, ofício ou despacho. O usuário deverá redigir o documento justificando o envio da minuta, abaixo dessa justificativa colocará o texto a ser incluído e produzido na unidade da autoridade competente.
Quero saber da produtividade da minha equipe no SEI periodicamente, como faço?
Utilize o comando no menu Estatísticas / Unidade e informe o período desejado. A estatística do SEI apresenta estatísticas básicas de produção e também o tempo médio de trâmite processo.
O que significa o número que aparece entre parênteses ao lado do número do documento que eu envio?
É o número único do documento criado no SEI. Para cada documento criado ou inserido o sistema gera esse número. Ele é muito importante, pois além de ser uma informação pesquisável serve para referenciá-lo em outro documento.
Como faço quando tenho que citar várias páginas de um documento constante no processo e inserir um link no processo no SEI?
No SEI, a ideia de citação de folhas não existe, pois não há numeração de páginas. O que o sistema apresenta é o hiperlink de documentos, que na edição de conteúdo, ao clicar no ícone do SEI, aparecerá um janelinha pop-up escrito “Protocolo”. Você indicará o número do Documento SEI, clicar em OK, e após, ao salvar este documento novo, ele apresentará esse número como hiperlink, abrindo uma nova aba do navegador quando clicado.
Como posso organizar os processos da minha área?
Pode-se organizar os processos por meio da utilização de um Marcador, de anotações ou com a atribuição de processos a um usuário da unidade. O sistema apresenta 9 (nove) tipos diferentes de marcador por cor. Para colocar um, clique no processo desejado, clique no ícone Marcador > Novo > Selecionar a Cor do marcador, inserir um nome para o Marcador > salvar. Após, na tela Controle de Processos, ao lado do número do processo, ele mostrará um ícone do marcador. Tem ainda a opção de visualizar os processos da unidade em Ver por marcador. Clicando nesta opção, apresentará os marcadores já criados e o número de processos em cada marcador. Para ver, clique no número do processo (que é um link).
Como inserir anotações/orientações em um processo?
O SEI possui a funcionalidade “Anotações” disponível para comunicação com a equipe interna da unidade. Servidores de outras unidades não tem acesso a essas informações. Para criar anotações o usuário deve:
1. Selecionar o processo desejado na tela de “Controle de Processos”;
2. Clicar no ícone “Anotações” no menu superior da tela;
3. Digitar as anotações/observações;
4. Clicar em “Salvar”.
Como inserir marcadores em um processo?
O SEI possui a funcionalidade “Gerenciar Marcador” disponível para organização interna das equipes de trabalho. Cada unidade pode criar e gerenciar seus marcadores, que não ficam visíveis por outras unidades. Para criar marcadores, o usuário deve:
1. Clicar em “Marcadores” no menu principal;
2. Clicar em “Novo”;
3. Selecionar o símbolo do marcador desejado e nomeá-lo;
4. Clicar em “Salvar”.
Além de marcadores, há outra forma de organizar os meus processos de trabalho?
Sim, você poderá criar Blocos Internos. Você irá em Menu > Blocos Internos, clicar em novo, informar a uma descrição (nome do Bloco), e salvar. Posteriormente, na área controle de processos, você selecionará os processos (tanto na coluna de gerados quanto de recebidos) que quer direcionar para o Bloco Interno criado. Após inseridos, os processos podem ser concluídos. Ao dispor os processos em Blocos Internos relacionados a assuntos distintos será mais fácil localizá-los e não será necessário mantê-los abertos na sua unidade.
Como posso acompanhar um processo, que preciso enviar a outra área ou órgão e controlar o seu trâmite?
Dentro do processo, você clicará no ícone Acompanhamento Especial. Lá, você criará um novo grupo de acompanhamento do processo (o SEI permite que você crie vários “grupos” de controle de processo, que pode ser organizado por assunto, nome do órgão, entre outras classificações), informará um nome desejado e salve. Após o envio do processo ao órgão X, você irá em Menu >> Acompanhamento Especial >> selecionar o grupo desejado, em seguida, você verificará os processos listados neste grupo, e se teve algum andamento. Esta funcionalidade permite, que ao clicar no número do processo, você possa reabri-lo mais facilmente, bem como acompanhar o andamento do processo.
Como faço para que os participantes de uma reunião possam assinar uma Ata?
Para esse procedimento utilize a funcionalidade Bloco de Assinatura. Crie um bloco de assinaturas para as unidades dos membros da reunião, inclua a Ata em Bloco de Assinatura e disponibilize para que estas unidades onde estão lotados os membros deste grupo recebam o documento a ser assinado.
No Bloco de Assinatura, tem como disponibilizar para o nome do servidor em específico?
O Bloco de Assinatura é disponibilizado apenas para Unidades, porém é possível incluir uma anotação com informações importantes, como o nome dos destinatários do Bloco e a descrição da reunião.
Quando o Bloco de Assinatura está disponibilizado e eu verifico que esqueci de colocar todos os documentos, como procedo?
Cancele a Disponibilização, inclua os novos documentos no Bloco e disponibilize novamente.
Inseri o documento em Bloco de Assinatura, porém a outra unidade não recebeu. O que houve?
Verifique se o botão de Disponibilizar Bloco foi clicado, isto é, se o Bloco de Assinatura foi disponibilizado à unidade.
Como posso utilizar o Bloco de Reuniões no SEI?
O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize o acesso ao conteúdo de um processo para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de tramitação do processo. Pode ser utilizado para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora. Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluídos no bloco.
Eu posso concluir um processo que foi tramitado para minha unidade com Retorno Programado?
Sim. Desde que você tramite de volta para a unidade que determinou o Retorno Programado, ao fazer isso ele será concluído na sua.
Como é feito o atesto de notas fiscais no SEI?
Por meio da inclusão de um documento do tipo “Recebimento/Atesto Definitivo de Nota Fiscal”, com a devida referência (link) do documento que está sendo atestado.
O usuário externo pode incluir documento no SEI?
Não, apenas assinar.
Quando o órgão ainda não trabalha com o SEI como deve ser o envio do documento a ele?
Você poderá utilizar a funcionalidade “Disponibilização de Acesso Externo” do processo ou com o envio de uma Correspondência Eletrônica do próprio processo para um e-mail institucional do órgão de destino. Caso o destinatário não aceite, deverá imprimir os documentos e encaminhar fisicamente.
Quando o documento for uma planta produzida no AutoCad, o SEI aceita?
Sim. Já está disponível esta extensão, da mesma forma lembrando o tamanho máximo atualmente configurado.
Posso eliminar os documentos e processos que foram digitalizados?
Não. A digitalização não substitui o documento ou processo original, que deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada com base no que preconiza a normatização disponível em https://www.campogrande.ms.gov.br/seges/gedoc/.
Como autenticar os documentos externos inseridos nos processos?
A funcionalidade de autenticação é disponibilizada a qualquer usuário do SEI, funciona como um “confere com o original” e somente pode ser utilizada em documentos externos cadastrados com o formato “digitalizado nessa unidade”. Esses documentos, necessariamente, devem ter sido escaneados pelo usuário da unidade responsável pelo processo.
O que é um usuário externo?
É a pessoa autorizada a visualizar processos e documentos do SEI, que também pode obter autorização para assinar documentos disponibilizados para este fim. Qualquer cidadão interessado em processos do SEI pode se cadastrar como usuário externo.
Os documentos eletrônicos podem receber datas retroativas?
Não. O SEI gera a data do documento automaticamente quando ele é criado no sistema e também a data de assinatura, não há como realizar isso de forma retroativa. Não é possível alterar a data atribuída pelo sistema.
É possível aproveitar um documento muito utilizado como modelo para a minha unidade?
Sim, o SEI permite transformar qualquer documento que tenha sido utilizado em modelo para documentos similares de outros processos. Para isso, entre no documento que deseja transformar em modelo. Em seguida, clique no ícone “Adicionar aos Modelos Favoritos” e informe um grupo e uma descrição para o modelo.
Criei um documento novo e a tela não permite que eu edite meu documento. Como procedo?
Certifique-se que a função “Pop-up” esteja habilitada no seu navegador. Para habilitar essa função no seu navegador abra um chamado. Independentemente da função “Pop-up” estar ou não habilitada no navegador é possível alterar o documento. Para isso, clique sobre o documento gerado na árvore de documentos que aparece à esquerda da tela e clique no ícone “Editar Conteúdo”, em seguida, digite as alterações e, ao final, clique no botão “Salvar” no canto superior esquerdo da tela.
No SEI, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?
Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente, a não ser que tenha sido recebido de órgão ou pessoa externa.
É possível colocar o timbre do órgão nos documentos?
Não. Já está configurado o Brasão Oficial da Prefeitura Municipal de Campo Grande estabelecido por lei.
Qual a importância de se manter em sigilo a senha do usuário?
A senha é de uso pessoal e intransferível, e é de responsabilidade do usuário. Deve ser mantida em sigilo por cada servidor. Todas as ações executadas em documentos ou processos no SEI são registradas, por isso, é importante manter a guarda da senha. Importante destacar que com a senha qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente, realizar ações que impactam nos processos e podem ser responsabilizados por eventuais problemas identificados.
O SEI apresenta possibilidade de auditoria de processos?
Sim. Todo e qualquer processo ou documento no SEI pode sofrer auditoria, pois todas as ações efetuadas por usuários ficam registradas no Sistema.
É possível enviar processos do SEI para órgãos de outras esferas de governo?
Sim. Futuramente essa ação será possível utilizando-se o Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional – PEN que permite que um órgão envie processos ou documentos administrativos digitais para outro de maneira segura e com confiabilidade de entrega. Tal infraestrutura permite a interligação de diferentes sistemas de processo eletrônico, a fim de simplificar a troca de processos e documentos oficiais.
Como é que se recebe processos de outras esferas de Governo?
Hoje ainda não estamos recebendo processos de fora da P.M.C.G., futuramente para o recebimento de processos externos a unidade protocolizadora deve ser configurada previamente, pela Unidade Central de Gestão do SEI. Todos os processos recebidos externamente estarão cadastrados com o tipo de processo “Processo Recebido Externamente (a classificar)”, cabendo à unidade protocolizadora reclassificar o tipo de processo e tramitar para a unidade responsável. A numeração do processo recebido externamente manterá o padrão do órgão de origem.
