Prefeitura se prepara para implantar sistema e-Doc

A Prefeitura de Campo Grande se prepara para implantar o Sistema de Gerencimanento e Fluxo de Informações de Documentos Internos – o e-Doc que funcionará via Intranet em um Portal Integrado de Informações. O treinamento para o sistema teve início no ano passado envolvendo inicialmente a Secretaria Municipal de Educação (Semed) em um projeto piloto em seis escolas municipais incluindo diretores, diretores adjuntos e secretários escolares. A iniciativa, neste ano, foi expandida para as demais escolas e a partir de junho, os documentos internos passam a ser produzidos pelo meio eletrônico, gerando economia de tempo, papel, recursos financeiros e agilidade nas ações.

Com o mesmo intuito, em setembro do ano passado, a Secretaria de Administração, gestora geral do sistema, em parceria com o Instituto Municipal de Tecnologia da Informação (IMTI), lançou e-Diário. A partir daí, as publicações no Diário Oficial de Campo Grande (Diogrande) foram viabilizadas por meio da Internet, facilitando o acesso e gerando rapidez na obtenção de informações. Com a implantação, outro resultado positivo foi a redução de cerca de 2.700 folhas de papéis por dia, usadas na impressão do Diogrande.

O sistema e-Doc, que vai abranger todos os órgãos, autarquias e fundações da Prefeitura de Campo Grande está sendo implantado em etapas. A primeira com a capacitação dos servidores da Educação, seguida da Saúde Pública, Administração e o Instituto Municipal de Tecnologia da Informação (IMTI) até completar todos os órgãos municipais.

Cada órgão da prefeitura possui seu gestor responsável pelo sistema, que segue um nível de hierarquia referente ao acesso a recursos disponíveis no e-Doc, estabelecido pela Secretaria Municipal de Administração. O sistema também possui uma ferramenta de Chat (Recados/Mensagens), que facilita a comunicação entre as áreas e unidades do mesmo órgão.

De acordo com a secretária de Administração, Aurenice Rodrigues Pinheiro Pilatti o sistema vai facilitar a comunicação interna porque vai permitir a digitalização e tramitação de documentos oficiais municipais com o recurso da Intranet, praticamente instantâneo. O servidor vai possuir acesso por meio de senha e login para envio, recebimento e despachos dos documentos, entre eles os comunicados internos, conhecidos como CI.

Por meio do e-Doc, o usuário também poderá acompanhar todo o trajeto de documentação e conhecer, por exemplo, quanto tempo levou para chegar ao órgão de destino. Além disso, poderá efetuar relatórios gerenciais, estatísticos e gráficos que estarão à disposição no sistema.

Diretores de escolas
A conclusão da última etapa de treinamento dos diretores, adjuntos e secretários escolares aconteceu na semana passada com o total de 176 servidores da Semed aptos a utilizar o e-Doc. Para a diretora, Margareth Reis Mercadante Petry, da Escola Municipal Professor Luis Antonio de Sá Carvalho, na Vila Célia, o novo sistema vai ser importante para as escolas que vão terão agilidade nos documentos e na devolutiva. “Tudo que formalizávamos como documento interno tinha que ser feito em papel. Ainda não temos noção, mas a economia vai ser significativa neste aspecto. Acredito que a agilidade vai ser o principal item observado por nós diretores”, disse Margareth.

O diretor da Escola Municipal Maestro João Correa Ribeiro, Sandro Moraes já conhece os benefícios que o novo sistema oferece. A escola integrou a lista de escolas que participaram do projeto piloto e o segundo semestre do ano passado já usufrui da nova forma de gerenciar a informação em sua unidade escolar. “Já estou familiarizado com sistema, a maior diferença é a economia de tempo, tudo é muito rápido quando se usa a intranet”, assegura Sandro. Segundo ele, o papel ainda existe em determinadas situações, mas a nova ferramenta promoveu uma modificação de atitudes com a redução do uso de formulários impressos.

Benefícios

Agilidade
O sistema e-Doc gera grandes benefícios ao servidor público municipal, além da rapidez e funcionalidade na tramitação de documentos oficiais municipais, reduz custos com funcionários e veículos no transporte de entregas de documentos.
Meio Ambiente
É significativa a redução de custos operacionais com papel, já que não é mais necessária a impressão do documento, reduzindo, assim, o volume de papel extraído do meio ambiente.